Защо стекът ви за отчети вече не може да бъде еднократен проект

Преди една търговска верига или ресторантьорска група можеше да планира технологично внедряване така, както планира ремонт на магазин. Избира система, внедрява я за шест месеца до година и я използва почти без промени през следващите три до пет години. Този график имаше смисъл, когато и самият бизнес се променяше приблизително със същото темпо.

Вече не е така. Мрежа, която преди преразглеждаше стратегията си веднъж годишно, сега се налага да сменя посоката в рамките на тримесечие, понякога за седмици, защото отношенията с доставчик са се променили, канал се е отворил или затворил или ход на конкурент е наложил реакция, която никой не е могъл да планира година по-рано. Всички бизнеси, с които съм работил, все по-бързо стигат до необходимостта от промяна. Много малко от системите им за отчети успяват да ги следват.

Какво обикновено означава „дигитализация“ и защо спира дотам

Повечето внедрявания на отчетност и BI, които съм виждал, имат една и съща форма. Някой задава отчетите, от които бизнесът се нуждае днес, изгражда се или се конфигурира система, която да произвежда точно тях, и проектът се обявява за завършен. Година или две работи добре. После бизнесът завива в друга посока и внимателно изградените отчети за миналогодишните въпроси тихо престават да бъдат отчетите, от които някой има нужда.

В този момент актуализирането на стека за отчети се превръща в отделен проект. Някой трябва да опише новите изисквания, да осигури бюджет и да изчака цикъл на разработка, а докато новите отчети са готови, бизнесът може вече отново да е сменил посоката. Това съответства на добре позната идея от стратегическото управление. Теорията за динамичните способности на Teece, Pisano и Shuen твърди, че конкурентното предимство рядко идва от това веднъж да си взел правилното решение или да си изградил съвършения план. То идва от непрекъснатото забелязване на промени и възможности, разбирането какво означават за бизнеса и достатъчно бързото адаптиране, за да бъдат използвани (Teece, Pisano & Shuen, 1997). Един мой бивш шеф, който ме приучи и да спортувам, наричаше това да държиш перископа вдигнат. Повечето стекове за отчети са изградени така, сякаш това постоянно наблюдение приключва в деня, в който проектът се затвори.

Защо това вреди особено на търговията и HoReCa с много обекти

Бизнес с един обект понякога може да заобиколи остарял стек за отчети с електронна таблица и управител, който познава магазина добре. Мрежа от десет, тридесет или сто обекта няма тази възможност. Всяка промяна, нов формат, нов канал за доставки, промяна в категорийния микс или нов регион, трябва почти веднага да се вижда последователно във всеки обект. Иначе ръководството губи точно онова, което изобщо е направило мрежата управляема: сравним изглед между обектите.

Когато стекът за отчети не успява да следва темпото, обикновено няма драматичен срив. Има бавно отклоняване. Ръководството започва да задава въпроси, на които текущите отчети не могат да отговорят, някой прави еднократна таблица, за да запълни празнината, тя се превръща в неофициален източник на истина за конкретния въпрос и до година компанията тихо работи върху плетеница от временни решения, които никой не е планирал и на които никой не се доверява напълно.

Слой за отчети, който не трябва да се задава наново всеки път, когато бизнесът смени посоката, е различен тип система.

Различен начин за изграждане на слоя за отчети

Опитът да се предвиди всеки бъдещ въпрос с по-голямо и по-всеобхватно внедряване не работи, защото никой не може да опише въпросите на бизнеса три промени предварително. По-добре работи слой за отчети, който не трябва да се задава наново всеки път, когато бизнесът смени посоката, а това е различен тип система за изграждане.

Това е практическата причина marql да е изграден около въпроса, а не около фиксиран набор от отчети. Една търговска верига, ресторантьорска група или франчайз мрежа запазва съществуващите си системи точно както са, POS, счетоводство, наличности, свързани с достъп само за четене и хоствани в ЕС. Когато бизнесът смени посоката и се появи нов въпрос, било то за ранното представяне на нов канал или ефекта от промяна в категорията върху наличностите, това е нов разговор, а не нов цикъл на разработка. Никой не трябва да подава заявка за отчет, който още не съществува.

Не твърдим, че това само по себе си прави една организация гъвкава. Слоят за отчети е част от по-голяма картина, която включва хора, процеси и права за вземане на решения, и никой продукт не променя всичко това сам. Това, което можем да кажем ясно, е по-тясно: квалифициран преглед на стека, първи изглед на живо до 24 часа и цени от 200 EUR на месец, насочени конкретно към премахване на забавянето между промяната в бизнеса и стек за отчети, който може да отговори на въпросите за нея.

Въпросът, който си струва да зададете преди следващата промяна

Повечето компании разбират, че стекът им за отчети изостава от бизнеса във възможно най-неподходящия момент, по средата на промяна, когато ръководството има нужда от отговор, за който текущите отчети никога не са били създавани. Струва си това да се провери по-рано. Когато бизнесът ви последно смени посоката, колко време отне, преди отчетността да види ясно новата картина?